En la vida de cualquier persona el tiempo disponible para gastar en hacer cosas es limitado. La sensación de que al día le faltan horas es muy habitual en las sociedades modernas. Quién no ha pensado alguna vez que, si tuviera más tiempo, ampliaría su formación, compartiría más experiencias con personas relevantes de su entorno, haría más deporte… Esta realidad afecta notablemente a nuestra calidad de vida. Y, aunque no existe una formula milagrosa para alargar los días, si podemos aprender a organizar el tiempo de una manera mucho más eficiente. De lo contrario, suelen aparecer las siguientes consecuencias:

• Precipitación en la toma de decisiones.
• Dudas permanentes entre alternativas.
• Sensación de desbordamiento constante antes las demandas del día.
• No cumplir con los compromisos.
• Sensación de que no se hace lo que se desea.
• Fatiga física y mental tras horas de actividad continua por el desbordamiento y la sensación de “no llegar a todo”.
• Evaluar frecuentemente las horas de actividad como no productivas.

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA ORGANIZAR MEJOR EL TIEMPO?

Para revertir esta situación, lo primero que hay que hacer es cambiar la percepción sobre el tiempo y su administración. Empezar a establecer prioridades, es decir, qué es lo más importante y, por tanto, a qué tenemos que dedicar primero el tiempo disponible. Una vez completada esa tarea prioritaria, dedicar tiempo a algo menos importante y así sucesivamente hasta que el tiempo disponible se agote.

Si bien es cierto que el tiempo es finito, también es verdad que siempre hay tiempo disponible, pero cada persona decide en qué gastarlo en función de sus prioridades. Lo relevante, desde este enfoque, no es cuánto tiempo tenemos, sino si se han tomado las decisiones adecuadas sobre a qué dedicar el tiempo. En función de la importancia que cada uno le da a una actividad se decidirá el tiempo que se le dedica.

PASOS PARA LOGRAR UNA BUENA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO:

1. ANALIZAR A QUÉ SE DEDICA EL TIEMPO ACTUALMENTE

Lo primero de todo es hacer un diagnóstico de la situación actual. A qué dedica uno el tiempo a lo largo de las semanas y meses. Una vez identificadas todas las actividades hay que establecer aquellas que son “obligatorias”, como por ejemplo el trabajo. De este modo será más fácil observar el tiempo libre disponible. Es ese tiempo libre el que vamos a organizar.

2. DEFINIR OBJETIVOS Y PRIORIDADES

Puedes empezar escribiendo todos aquellos objetivos que se te vengan a la mente, intenta no juzgarlos ni etiquetarlos como estúpidos, disparatados y/o absurdos. Simplemente apúntalos. Después ordénalos según su prioridad y, por último, quédate con los más importantes. La técnica de organización del tiempo irá dirigida al logro de estos objetivos. El resto de los objetivos no son prioritarios y por el momento serán ignorados.

El siguiente paso consiste en desglosar esos objetivos en las distintas tareas y acciones concretas que hay que llevar a cabo para lograrlos. Estas particiones se llaman submetas. Por ejemplo, supongamos que uno de los objetivos a lograr es ponerse en buena forma física para correr una media maratón (21 km) en menos de dos horas. Algunas de las acciones o submetas pueden ser comprar unas zapatillas de running u otro tipo de material deportivo, salir a correr, hacer ejercicios de estiramiento para facilitar la recuperación y evitar lesiones, hacer cambios en la alimentación…

Hay que jerarquizar estas submetas en función de su grado de importancia. Cuanto más relevantes sean de cara a conseguir el objetivo, más tiempo se les dedicará. Para ello puede ser de ayuda agruparlas en 3 categorías distintas:

Categoría A: tareas imprescindibles.

Categoría B: tares necesarias.

Categoría C: tareas deseables.

3. PLANIFICAR PARA CONSEGUIR ORGANIZAR EL TIEMPO

Es fundamental tener a mano un calendario y/o agenda, ya sea en papel o digital, para incluir las actividades concretas a realizar (jerarquizadas en función de su importancia), y el tiempo dedicado a cada una de ellas. Pasos a seguir:

1. Registra las tareas que tienes que hacer en momentos concretos (por ejemplo, ir a una cita médica de traumatología).
2. Coloca las tareas A, y asígnales períodos de tiempo en los que creas que puedes hacerlas. Es importante ser realistas y flexibles, así como reservar tiempo para imprevistos.
3. Por último, distribuye las tareas B en algunos huecos o momentos libres. Si te sobrara tiempo, coloca tareas del grupo C.

4. REGLAS BÁSICAS PARA GANAR TIEMPO (RECURSO EXTRA):

• Aprender a DECIR NO a los objetivos/tareas no prioritarios.
• Ignorar tareas secundarias hasta que no estén completas las importantes y prioritarias
• Incluir tiempo en el horario para imprevistos. ¡Siempre surgen dificultades no planeadas!
• Destina tiempo del día para descansar, relajarte y hacer ejercicio físico… no todo es cumplir con las tareas obligatorias (trabajo) y con las del grupo A.

Si crees que necesitas aprender a mejorar tu manera de organizar el tiempo pero, aunque lo intentas, no lo consigues, recuerda que puedes acudir a un psicólogo. Es el profesional adecuado para ayudarte con esta cuestión y otras que suelen estar relacionadas. No esperes más. La solución está al alcance de tu mano.